Você precisa de equipes pensantes
Você está mentalmente exaurido. Fisicamente cansado, com o mundo em seus ombros curvados que só não doem mais porque existe a abençoada ergonomia. A pressão em sua nuca é amplificada todas as vezes que você abaixa a cabeça para verificar as últimas mensagens nos grupos de whatsapp. Sem perceber o dia passou e você executou poucas tarefas. Se este é o seu ideal de dia produtivo, por favor, apague as luzes ao sair.
Sua agenda pode provar o quanto você é ocupado. As tarefas se acumulam em dias cada vez mais curtos, em meses que passam depressa demais em anos que parecem voar e de repente a avaliação de resultados está batendo na sua porta e você nem mesmo conseguiu organizar os dados. Empresas com altos índices de crescimento transmitem de um modo geral, a ideia de que o volume de tarefas é maior do que as horas do dia. A exaltação do workaholics, que mais uma vez entram em cena como ideal a ser seguido, não deixa dúvida sobre que tipos de trabalhadores que devemos ser – aqueles que não descansam. No caso dos empreendedores, essa observação é ainda mais fácil de ser verificada. Mas será que o volume de tarefas está ligado a produtividade?
A eficácia está diretamente ligada a formação de uma equipe coerente e lógica do ponto de vista funcional, organizada para que as pessoas e funções seja complementar. Mas nem sempre é isso que acontece. Não é raro encontrar áreas formadas pelo “personograma”, ou pela gestão do afeto em que o líder se forma por conta de habilidades específicas e não pela divisão racional dos papeis. Em casos como este, é o organograma que se adapta às pessoas, criando possíveis dream teams para as relações pessoais e estruturas alienígenas de comunicação e interdependência. Por outros ângulos, ainda pode-se observar a formação de redes de comunicação direcionadas a um mesmo líder, seja por falta de sucessores ou pela centralização de responsabilidades.
Eu estou dizendo só aquilo que você já sabe. Você lembra que quando o seu negócio ainda era nenê, as poucas pessoas que trabalhavam contigo sabiam exatamente o que fazer e talvez tenham a impressão de que eram eles que mais vestiam a camisa da empresa e contribuíam para que o negócio crescesse. E cresceu! Chegaram os especialistas pelos quais você suspirava, criou-se uma media gerencia de coordenadores e gerentes, delinearam-se os fluxos de trabalho e tudo ficou mais complexo. E como se isso não bastasse, a cada pessoa nova que ingressa no time, a complexidade aumenta.
Times muito grandes são difíceis de lidar por inúmeros motivos e exigem um olhar atento das lideranças. Alguns estudos indicam que aumentar o número de integrantes de uma equipe não está diretamente ligado ao crescimento proporcional na produtividade coletiva. Além disso, quanto mais pessoas estiverem envolvidas em um processo, mais crescem as linhas de comunicação possíveis a serem coordenadas pela liderança.
O papel do líder, em qualquer empresa, será deixar claro qual é a expectativa sobre o que se deve ser realizado a garantir a autonomia para que a tomada de decisões ocorra em tempo hábil para a mudança. O nível ideal de autonomia, por sua vez, é uma combinação entre o alinhamento das expectativas e a liberdade da equipe para conseguir uma solução.
Uma alternativa para que a liderança seja um fardo menos pesado para quem carregará é refletir sobre que batalhas que a companhia enfrentará para alcançar seu objetivo principal, que é o que está por trás da sua missão e visão estampados no planejamento estratégico que não serve apenas para bonito ou para acumular poeira. A liderança que busca equiparar a equação entre a autonomia e o alinhamento poderá designar pequenos obstáculos a serem vencidos para times pequenos, preferencialmente multidisciplinares, formado por pessoa de toda a empresa (no caso das grandes, é claro!) A reflexão para formação dos grupos pode seguir um check-list bem didática formado por questões como: Qual será o objetivo desse time? Quem vai decidir quais serão os membros? Como eles saberão o que fazer? Eles já trabalharam juntos? Eles se dão bem ou será preciso intervir em caso de conflito? Quanto tempo levará até que atinjam a performance ideia? Como eles vão se comunicar? Como vão interagir como os colegas de fora da equipe?
Uma vez definida a resposta para cada uma dessa questões e para cada obstáculo relevante para o crescimento da sua empresa, é hora de garantir que tudo seja feito de acordo com o que foi programado sem que isso signifique uma sobrecarga para a direção.
ESPECIALISTA EM REUNIÕES
Uma das grandes dificuldades de pensar gestão em PMEs é a falta de clareza existente entre os níveis operacional, tático e estratégico. Enquanto pequenos incêndios diários se acumulam no campo operacional, muitos gestores precisam focar sua atenção nas tarefas de rotina, mantendo o foco no curto prazo. Outros, ainda, direcionam seu pensamento por unidades ou departamentos em uma linha de raciocínio tática, características de gerentes, focada no médio prazo. Isso não está errado e é necessário para as empresas que desejam o crescimento. Nenhum gigante atual existiria se seus gestores não dedicassem grande parte do seu esforço diário em análise como estas. Entretanto o olhar do gestor deve ser estratégico (e não limitado ao planejamento estratégico fixado na parede), com forte orientação externa e foco no longo prazo. Agora responda, quantas horas você passa planejando? E quantas horas passa produzindo?
O volume de trabalho administrativo consome uma parte do tempo das pessoas em todas as empresas e pode até impedi-las de formar o que deve ser feito. É a famosa burocracia que exige atualizações de sistemas, preenchimento de cadastros, processos manuais que poderiam ser automatizadas e reuniões que sugam as energias e o tempo de todos, deixando pouco espaço para o trabalho criativo e, mais importante ainda, que adicione valor ao negócio. Eliminar esses desperdícios de tempo podem ser valiosos para a sua empresa. O primeiro passo para que essa situação seja modificada é compreender que tudo acontece no tempo certo. Se você tem dificuldade em aceitar o tempo de maturação das ideias e ações dentro da sua empresa, experimente plantar um jardim em casa. Flores à parte, organizar reuniões pode agregar muito daquilo que nos falta no dia a dia. Talvez não agregue dinheiro, mas com certeza trará mais tempo.
Empresas como a RunRun.it e a Geekie aplicaram excelentes métodos de condução de reuniões que, no fim das contas, garantiram melhores resultados. Aqueles encontrados de 1 hora e 30 minutos passaram a ser reduzidos para as reuniões curtas, de 30 minutos, com equipes menores, diretamente envolvidas nas decisões e capazes de apresentar os resultados da semana anterior e planejar a semana atual. Para garantir mais eficiência, todos os participantes já sabem previamente qual será a pauta da reunião.
Se sua empresa tiver disciplina o suficiente, pode-se trabalhar com a possibilidade de garantir que cada reunião tenha um facilitador, aquele profissional responsável por orientar o trabalho anterior à reunião (fornecendo material de leitura aos participantes ou garantindo que saibam de todas as informações necessárias antes que o momento da reunião chegue), monitorar o tempo e direcionar a discussão. Isso ajuda, mas não é indispensável ou mais uma tarefa para aquele líder sobrecarregado que iniciou a leitura dessa matéria.
Comece refletindo sobre a eficiência das suas reuniões e se existe uma concordância sobre o que foi decidido, quem será o responsável pela tarefa, quais é o escopo e descrição da tarefa, sua data de entrega e o que fazer com as decisões não implementadas. Pergunte-se, antes de concluir a reunião: Ao sair daqui o meu time fará o quê? Avalie se esta reunião é mesmo necessária e em caso afirmativo, não perca de vista as prioridades, os resultados, os participantes, a ordem dos assuntos, a gestão do tempo, data e horário, local e materiais necessários.
Preparar sua equipe com antecedência para participar ativamente da reunião também pode significar menos tempo perdido e decisões mais assertivas sobre o assunto tratado e jamais se esqueça de designar uma pessoa como responsável pelo registo das decisões, preferencialmente em formato de ata, enviando-a aos participantes ao final do encontro.
É claro que estas ações, sozinhas, não poderão resolver todos os seus problemas. Muitas das questões que a sua empresa enfrenta todos os dias não põem ser abordadas de maneira genérica em uma matéria e são exatamente estas que precisam da atenção da sua equipe. A questão é: o que o seu time fará depois da sua próxima reunião?
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