Vai dar certo agora
A história de uma empresa é contada através de vários primeiros dias. O primeiro dia não é tão somente a data da fundação ou o momento em que o empreendedor teve a ideia de criar o negócio. É muito mais um dia de mudança em que você realmente percebe que está no caminho certo. Se você já teve um dia como esse na sua empresa, provavelmente ainda deve lembrar qual foi o caminho percorrido. Se não teve, talvez seu dia esteja próximo.
Todas as empresas passam por momentos de aprendizado. Você sabe o motivo? Empresas são formadas por pessoas que crescem, evoluem, aprendem, progridem. Isso me leva a pensar que empresas que não melhoram seus processos ao longo do tempo são formadas por profissionais provavelmente parados no tempo ou por estruturas muito engessadas. Travar a ação das pessoas por processos ou burocracia excessiva normalmente é um tiro no próprio pé. E se a empresa não tem pé, poderíamos dizer: um tiro no próprio caixa.
É óbvio que eu não vou dizer para vocês abandonarem as normatizações. Elas são necessárias para qualquer tipo de negócio. A questão é um pouco mais filosófica e menos prática. Você realmente precisa seguir esses padrões? Será que eles se encaixam na sua empresa? Essas questões são importantes porque muito do conhecimento que temos parte do ambiente generalista. Fiz uma graduação inteira em Administração para conhecer milhares de ferramentas e técnicas utilizadas por grandes empresas, especialmente indústrias, pois tinha plena consciência de que um dia a minha empresa poderia crescer o suficiente para aplicar tudo aquilo ou ainda eu poderia conseguir uma vaga em uma delas.
Acontece que existe um longo caminho entre sair da categoria de MEI e passar a atuar como um grande player. O meu primeiro dia foi quando percebi que aquilo que aprendi lá na universidade já era aplicado dentro da minha empresa, porém com outros nomes, talvez sem seguir a metodologia à risca, provavelmente ao nosso modo e um tanto abrasileirado. Pergunte aos meus colegas e talvez eles não consigam te explicar a teoria por trás da Matriz BCG, mas todos sabem que os produtos são avaliados em função da sua participação de mercado e do crescimento desse mercado para que seja possível decidir se continuam existindo ou se param de ser publicados/produzidos.
O que acontece nos bastidores dessas páginas que chegam para você não é nada incomum. As empresas funcionam de acordo com os conhecimentos adquiridos por todos que se envolvem com ela e em um belo dia, normalmente diante de um quadro de crise, decidem que algumas mudanças são necessárias para “profissionalizar” o negócio, melhorar sua imagem diante do cliente, cumprir uma nova norma legal ou atender a qualquer outro objetivo específico. Essa hora exige mais atenção do que você imagina.
Nós somos realmente contrários à ideia de que uma empresa precisa contratar um novo colaborador para conseguir se adequar a um padrão específico. Isso não significa que não possamos mudar de opinião no futuro, mas por enquanto cremos que este tipo de contratação implica em burocratização. Acreditamos que os padrões de processos e produtos devem ser internalizados por todos e não cobrados por alguém. Acreditamos que as empresas são especialistas em fornecer um produto ou serviço e não devem se especializar em fazer reuniões. Acreditamos que se o processo não anda em função da não adequação ao padrão, tudo deve ser revisto e reformulado.
E um dia encontramos uma metodologia que dialoga com essa nossa crença. Esse foi o nosso primeiro dia.
DO TAMANHO DA SUA EMPRESA
As ferramentas existem e estão explicadas em qualquer manual de administração. Elas podem estar melhor descritas ou mais enxutas de acordo com a profundidade do material consultado, mas nenhum deles vai apresentar uma receita de bolo informando o que se encaixa ou não na sua empresa. E mesmo que apresentassem, fazer bolo não é fácil. Da mesma forma que você pode achar incompreensível a orientação de bater a manteiga na batedeira até ficar branca e só então colocar o açúcar, pode ser que você pare a leitura no sumário por acreditar que todo aquele conteúdo será difícil de compreender.
Mas existe um segredo. Antes de introduzir qualquer nova ferramenta ou metodologia na sua empresa, compreenda a razão dessa mudança. Compreender quais fundamentos estão por trás dessa prática, ou seja, no que ela se baseia e qual é o seu objetivo final, é essencial para que as mudanças tenham significado e impacto sobre toda a organização. Longe de ser uma receita, está mais próximo a uma lista de ingredientes que podem levar a organização rumo à excelência (independentemente do tamanho ou modelo de negócio). A lista? Você mesmo monta a partir da resposta para estas questões.
Quem realmente se interessa pelo seu negócio?
Responder que os interessados são você e os demais sócios é a ideia mais óbvia. O olhar, por sua vez, deve ser estendido a outros interessados como os seus fornecedores, clientes e colaboradores que se interessam em vender insumos, adquirir produtos ou serviços, nos postos de trabalho e no seu propósito. E por falar em propósito, a sua empresa existe porque a sociedade tem algum tipo de interesse nela. A questão mais importante é ser capaz de elaborar estratégias e processos internos que atendam às necessidades de cada um desses interessados no curto e longo prazo. A criação de um compromisso sério com cada um desses atores é a chave para que o crescimento seja estruturado.
Como a minha empresa é sustentável?
Errou quem acreditou que a sustentabilidade apareceria apenas como um lembrete na última linha. Se você reconhece o compromisso que tem com a sociedade, também deve ser capaz de reconhecer e responder pelo impacto das suas decisões e atividades na sociedade e no meio ambiente. O compromisso assumido acima também deve contribuir para a melhoria das condições de vida das gerações atuais e futuras. Essa ideia só pode ser ignorada caso a sua visão seja atuar depois do apocalipse.
Sua estrutura dialoga com esse compromisso?
Você já percebeu que o compromisso abrange uma série de envolvidos e que está muito ligado ao propósito da sua empresa, então agora é hora de selecionar as informações mais importantes e definir quais delas serão utilizadas para tomar as futuras decisões. O processo deve ser integrado ao que esperam aqueles que tem interesse com a sua empresa, envolvendo pessoas de diferentes níveis da organização com um bom acompanhamento.
Questione-se o quanto o seu modelo de gestão está de acordo com os requisitos daquelas partes interessadas e como você pode agir para analisar apenas o que é pertinente para o seu negócio. Vou dar um exemplo para deixar claro: aqui na Êxito, não temos interesse em contar quantos copos descartáveis deixamos de mandar para o meio ambiente porque (1) nossos resíduos não envolvem o plástico e (2) usamos xícaras. Nos é mais válido analisar o índice de sobras de papel na gráfica.
Qual é o papel da liderança?
No centro desse ecossistema em que interagem uma empresa com seu jeito próprio e as partes interessadas em sua evolução, a liderança possui o papel de mobilizar as pessoas em torno dos valores, princípios e objetivos da organização para que os indicadores de desempenho sugeridos anteriormente sejam efetivamente cumpridos. É a partir do posicionamento da liderança que a mudança acontece e as estratégias e planos são implementados.
Seus processos beneficiam quem?
Enquanto a liderança mobiliza, os processos podem ser carregados de entraves e gaps. É fundamental reconhecer que a organização precisa ser entendida de ponta a ponta com aquele mesmo olhar sistêmico ligado ao propósito. Logo, se a sua empresa é uma seguradora que tem como propósito ajudar as pessoas a se recuperar em momentos de perda inesperada, não faz sentido que seus processos sejam burocráticos: a ajuda nesse momento deve ser rápida e eficiente. Uma análise da sua cadeia de valor (ou a sua construção), a padronização dos processos (não confundir com engessamento ou burocracia!), definição dos responsáveis, avaliação dos produtos e a implantação de sistemas de comunicação eficientes podem fazer maravilhas!
Quanto a minha empresa é flexível?
A sua empresa é flexível diante das novas demandas apresentadas pelos clientes, fornecedores, colaboradores, sócios ou sociedade? A tendência é acreditar que sim, mas a prática pode ser traidora. O mercado editorial, por exemplo, passou muito tempo acreditando que os e-books eram apenas uma febre passageira e parte disso se explicava pela impossibilidade de pegar um autógrafo do autor. Pois bem, as selfies são o novo autógrafo e os e-books continuam indo muito bem, obrigado! Identificar a necessidade de mudar e implementar a mudança em tempo hábil é a chave para que todo o investimento financeiro, de tempo, de recursos e de energia de todos seja recompensado com um crescimento sustentável.
Você entrega o que eles querem?
Agora se questione: os resultados gerados pelos processos da sua empresa atendem às necessidades e expectativas daqueles agentes com quem você firmou compromisso? E se atendem, atendem melhor do que os seus concorrentes?
A sua empresa consegue aprender com os erros e inovar?
Se você identificou qualquer lacuna na gestão em alguma das questões anteriores, pergunte-se sobre a habilidade da organização para aprender com esses erros e inovar. A sua empresa deve ser capaz de atingir novos patamares de competência para si mesma e para sua força de trabalho através da manutenção de um ambiente favorável à criatividade, experimentação e implementação de novas ideias. Não precisa ter um escorregador e uma mesa de sinuca no ambiente de trabalho, mas jamais ignore um bom brainstorm.
Existem ferramentas excelentes descritas nos manuais de administração que podem fornecer um panorama geral sobre o seu modelo de negócio. O Canvas é uma delas e nós já falamos dele em uma edição anterior, cuja praticidade permite que seja utilizado em empresas de qualquer tamanho e garante a visualização de um panorama geral da organização.
Quando você achar que compreendeu tudo o que estas oito perguntas têm a dizer sobre a sua empresa, é hora de refazer todas as respostas. Para dar certo a partir de agora a primeira coisa a fazer para encontrar as respostas é não parar de fazer perguntas.
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